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[理財] 部落客應該怎麼記帳?案件管理從Google Calendar與Excel開始

在許多人踏入自由工作者(Freelancer)、部落客、Youtuber時,都會遇到類似的接案管理問題,因為並不像是上班一樣,每個月準時領到薪資,有時候,結案後,可能會需要等待1個月到3個月才會入帳,這時候的帳目就會開始變得凌亂,同時很難兼顧自己的業績與現金收支紀錄,財務管理時程規劃的問題就會開始浮現。

因為蕾咪過去在部落客專屬社團內,開設的部落格經營進階班有提到財務規劃內容,因此,就來這裡簡要的分享幾個原則。

原則上,工具不用太複雜,我就是用Excel + Google Calendar來管理。
事實上,光是這兩個工具,就足以讓我從個人接案管理到目前成立公司的規模了。

所以,善用手頭的工具絕對是最好的方式囉!我的方法不是最好的,每個人都可以慢慢摸索出適合自己的方法,以好執行為優先囉! 

 

部落客接案的時程管理?

【Google Calendar】

接到案子的時候,通常會開始敲檔期,包含 產品拍攝初稿繳交修稿時間文章上線 與 收款日,可以針對案件名稱,將這些日期都標註在行事曆上,方便以後追蹤。

產品拍攝
初稿繳交
修稿時間
文章上線
收款日

事先明列各個進度的檔期,也才能確保自己能夠為自己妥善的分配工作量,不會突然被迫需要熬夜趕工或閒到發慌。

每一次接案時,我會一次把所有日期都跟廠商敲完,以確保時程規劃的效率,收款日也都會事先講好,提早確認對方的會計流程,避免後期因故拖款,如果付款日會超過文章上線日30天,通常,我就會要求事先支付訂金3-5成,不過也有客戶很阿莎力會全額先預付的。

付款條件,依照每個人的談判能力而訂,就不一概而論了。

原則上,對帳日我一個月只會對一天,例如每個月的最後一天;一次對帳當月款項有沒有全部準時入帳,沒有就再催款一下,並且請對方直接壓匯款日期給我,不必因為每家的匯款日不同,而讓自己變得七上八下,也能把財務管理上的瑣事降到最少。

部落客接案的財務管理?

【Excel】

紀錄每個月的接案內容,包含金額與文章上線日。
我通常以接案當天開始計算,但是結案日可能會跨月。

所以,每個月的案件管理可以使用這幾個欄位。

案件名稱
接案日 
上線日 
接案金額 
本月收款金額

序號 案件名稱 接案日 上線日  收款日 接案金額 本月收款金額
 1  蕾咪哈哈 10/06 10/20 11/5 100萬  😎 0

接案金額通常會先填好,可以抓一下這個月業績如何,也就是營收的概念。
本月收款金額,如果這個月沒收到款就是0元,也就是現金流的概念。
所以,收到款項的那個月再順填下去,讓自己知道案件尚未完成。

在案件管理時,我喜歡用顏色標註收款與執行狀態,直接標註在序號欄。

案子談判中
未執行案件,已談成價格。
已執行案件,待收款。
白 已完成收款

如果成立公司,應該怎麼管理財務呢?

建議公司帳個人帳一定要分開紀錄,使用不同的Excel工作表作紀錄。。

一般而言,成立公司以後,在接案的過程中,我們可以選擇以個人名義接案,直接進到個人所得稅;或者是透過公司開立發票後,由公司發薪或發包給自己的方式來執行。

【個人帳目】

因為身為文字工作者,除了常見的標準扣除額以外,我們可以善用薪資免稅額稿費免稅額18萬做整體的節稅規劃,這些資訊在國稅局所提供的節稅手冊都有說明。

最簡易的紀錄方式是可以根據所得類型做分類
包含 薪資50、執行業務所得9A、稿費演講 9B等,方便年度作稅務規劃。

【公司帳目】

一旦選擇入到公司帳目,特別要注意的是開立發票統編發票的帳目要清楚。

當然,個人接案者選擇成立公司的起因,大都是所得已經遠遠超過免稅的級距;因此,在使用公司戶收款時,同時必須將營業稅營所稅考慮進去,加上年度盈餘分配時,會有額外的稅率,因此,在年收入低於200萬時,並不建議成立公司來接案,可以先以個人的名義填寫勞報單報稅。

當接案的財務狀況,演化到了企業規模時,一樣可以沿用前面的習慣;區分清楚「應收帳款」與「現金帳款」,就能確保公司不至於周轉不靈;覺得還是太複雜的人,建議可以多請教自己的會計師,或者是看看蕾咪的手頭書單《一人開公司也能搞懂財務報表》《獲利優先》,應該對妳們也一樣會很有幫助。

營收帳目與現金帳目,硬是要選擇一個為主的話,蕾咪傾向選擇優先紀錄「現金收支流水帳」,確保公司內部的現金流是健康的,足夠的週轉金能夠保證公司持續的經營下去。

對我來說,雖然財務管理非常瑣碎,但是,我相信這是一家公司的重要基礎,不可以隨意忽略,也是我們身為小小創業家的基本功,透過了解帳目的往來,可以很明確地感受到業績的好壞、公司的議價能力、成本的高低,這些絕對是能夠幫助決策的好工具。

 

以上。

談到企業財務管理,其實會牽涉到非常多細節需要討論,但是,如果是接案新手,最重要的重點,就是可以直接開始使用Google Calendar 與 Excel 開始做好接案管理囉!

有問題歡迎來粉絲頁留言找蕾咪聊聊喔!

About the author

蕾咪

蕾咪,來自台東,卻不定期旅居歐洲的工程師女孩,身兼作家、部落客、創業家等多重身份。畢業於台大電子所,曾在義大利商與美商擔任研發工程師;走訪世界後,發現對台灣有段割捨不了的愛,讓我們一起努力成為想要的自己吧!:) 合作邀稿請聯繫:ramihaha@gmail.com

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