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時間管理的方法 – 對付十大時間竊賊

噗 每隔一陣子,就應該重新複習一下。最近感情用事太久了。(=  ”  =)o~…
對付“十大時間竊賊”最重要的措施之一是要減少你浪費掉的時間。時間管理學研究發現,人們的時間往往是被下述十大“時間竊賊”給偷走的:

(1)找東西。
據對美國200家大公司職員做的調查顯示,公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面,這意味著他們每年要損失10%的時間。對付這個“時間竊賊”,有一條最好的原則:不用的東西扔掉,不扔掉的東西分門別類保管好。

(2)懶惰。
對付這個“時間竊賊”的辦法是:
使用日程安排簿;
在家居之外的地方工作;
及早開始。

(3)時斷時續。
研究發現,造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續的方式。因為重新工作時,這位職員需要花時間調整大腦活動及注意力,才能在停頓的地方接下去干。

(4)一個人包打天下。
提高效率的最大潛力,莫過于其他人的協助。你可以把工作委托給其他人,授權他們去干,這樣每個人都是贏家。授權給別人,同時也要給他們完成任務所需要的條件。

(5)偶發延誤。
這是最浪費時間的情況,要避免這種情況出現,惟一的辦法是預先安排工作。事前有准備,利用好偶發的延誤,你能把本來會失去的時間化為有用的時間。

(6)惋惜不已或白日做夢。
老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會,唏噓不已,又或者空想未來,這兩種心境都是極浪費時間的。

(7)拖拖拉拉。
這種人花許多時間思考要做的事,擔心這個擔心那個,找借口推遲行動,又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間里,其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。

(8)對問題缺乏理解就匆忙行動。
這種人與拖拉作風正好相反,他們在未獲得對一個問題的充分資訊之前就匆忙行動,以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養自己的自制力。

(9)消極情緒。
消極情緒使人失去干勁,工作效率下降。對人懷有戒心、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適,培養積極心態。

(10)分不清輕重緩急。
即使是避免了上述大多數問題的人,如果不懂得分清輕重緩急,也達不到應有的效果。

區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題,所以,我接下來多花一點篇幅來說明這個問題。
時間管理學家認為區分輕重緩急是時間管理最關鍵的技巧。許多人在處理日常事務時,完全不考慮完成某個任務之後他們會得到什麼好處。這些人以為每個任務都是一樣的,只要時間被工作填得滿滿的,他們就會很高興。或者,他們願意做表面看來有趣的事情,而不理會不那麼有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊,確定主次。

在確定每一天具體做什麼之前,要問自己一個問題:做什麼事最重要?你應該遵循一個非常重要的原則:在精力最旺盛的時候做最重要的事。什麼是最重要的事?即能給你帶來最高回報的事,最能幫助你實現目標的事。假如你的目標是在下一個月的銷售額為10萬元,你就要時時刻刻提醒自己:在我精力最旺盛、頭腦最清醒的時候抓緊搞促銷,而不是搓麻將、玩電腦游戲、踢足球。

除了上述十大“時間竊賊”之外,其他常見的“時間竊賊”還有:承諾太多,喜歡開會,夸夸其談;門戶大開,迎來送往;家務繁雜,應酬過多等等。下面是充分利用時間的一些技巧:

——做好協調,工作分流;
——在處理重要而耗時的事務中感到厭倦時,改而處理其他雜務,既可節省時間,又能轉換心情;
——不浪費零碎時間(利用零碎時間處理雜務,延遲用餐時間以免擁擠等);
——采取比較簡單的生活方式,處理好工作與生活的矛盾;
——盡量減少不必要的對外應酬,必須應酬時設法節省應酬時間;
——充分運用上下班的搭車時間(如車上想問題等)。

※每天列出目標清單。
每天晚上睡覺之前,拿出一張紙,把你明天要達成的目標記下來,不能少于6個,按重要程度編上號碼。早上一起床,馬上著手達成第一個目標,等到第一個目標達成後,然後開始想辦法實現第二個目標。如果有一個目標要做一整天,也沒關系,只要它是最重要的工作,就堅持做下去。

以上這個方法做起來很簡單,而且對提高工作效率非常有效。它是美國現代公關之父艾維·李賣給伯利恒鋼鐵公司總經理西韋伯的提高效率的一種思維方法,據說這個簡單有效的方法價值百萬。 我在很早以前就從報紙上看到這個賣思維的案例,可是由于我對這種“雕虫小技”不屑一顧,因而一直沒有使用。最近我看到這個案例後,我決定試試,結果不做不知道,一做嚇一跳!它太棒了!!

首先,它可以讓你每天過得很充實,不會無所事事。你想想看,每天你要達成6個目,如果不動腦子仔細想想,還真想不出來。等你花費一番心思想出來了,寫在紙上,你還得給這些目標排次序。你得考慮哪件事情重要,哪件事情不那麼重要;哪件事情要先做,哪件事情後做。等你把這項工作完成後,你心中就繃緊了一根弦,你時刻就得為完成目標而忙碌,你是不是過得很充實?

其次,目標清單能夠給你一些明確的任務,不會讓你干一些無聊的事情而浪費時間;而且它還能夠讓你分清輕重緩急,做事情有計划,不會像無頭蒼蠅一樣到處亂撞,從而極大地提高你的工作效率。如果你能夠堅持這樣做一個月,我相信你一定能夠養成一個良好的習慣,你也會越來越有成就感。只要你堅持做下去,你一定會離成功越來越近!

人生就是一張單程車票,應該讓它奔馳得最快最遠。我們必須有效地利用時間,因為我們不能保證自己在地球上還有多少時間。

(網路文章)

About the author

蕾咪

蕾咪,來自台東,卻不定期旅居歐洲的工程師女孩,身兼作家、部落客、創業家等多重身份。畢業於台大電子所,曾在義大利商與美商擔任研發工程師;走訪世界後,發現對台灣有段割捨不了的愛,讓我們一起努力成為想要的自己吧!:) 合作邀稿請聯繫:ramihaha@gmail.com

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